Statuten

ALGEMENE BEPALINGEN

Aard, benaming en doelstelling

Art. 1

De federatie draagt de benaming “Nationale federatie van de griffiers bij de Hoven en Rechtbanken” in het kort “C.E.N.E.G.E.R. “.

Art. 2

De vereniging is werkzaam op federaal vlak. Haar doelstelling is de samenhorigheid van haar leden te ontwikkelen, informatie te verstrekken, op te treden als woordvoerder, desiderata en suggesties voor te leggen aan overheidsinstanties en instellingen betreffende inhoudelijke en ambtelijke aspecten eigen aan het ambt van de griffier.

Art. 3

De doelstellingen van de vereniging zijn zowel van morele als van materiële aard. Zij hanteert een geest van pluralisme en politieke neutraliteit, en zal zich onthouden om taalkundige of filosofische doelstellingen na te streven.

Maatschappelijke zetel

Art. 4

De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Justitiepaleis, Poelaertplein 1, te 1000 Brussel, in het gerechtelijk arrondissement Brussel. Over de wijziging van de vestiging beslist de algemene vergadering.

Art. 5

De bestaansduur van de vereniging is onbeperkt.
Het maatschappelijk jaar begint op één januari.

Leden

Art. 6

De vereniging is toegankelijk voor “effectieve leden” en “aangesloten leden“.

Kunnen als effectief lid toetreden elk lid van de griffie, vallend onder de generieke functiebenaming van “griffier” (griffier, griffie hoofd van dienst, hoofdgriffier) én tot dat ambt benoemd door de Koning, of die één der bedoelde functies waarneemt of de eretitel van één der bedoelde functies werd toegekend.

Kunnen als aangesloten lid tot de vereniging toetreden ieder ander personeelslid van de griffie of iedere tewerkgestelde bij de diensten ter ondersteuning van de rechterlijke organisatie.

Het lidmaatschap gaat in na ontvangst van de betaling van de bijdrage vastgesteld voor het lopende werkjaar.

De jaarbijdrage is gelijk voor alle effectieve en aangesloten leden in actieve dienst. Zij wordt vastgesteld door het bestuur uiterlijk drie maanden voor de aanvang van het betreffende kalenderjaar, en ingevorderd door de penningmeester. De betaling van de jaarbijdrage dient te worden gestort op rekening van de vereniging voor 31 maart van het lopende werkjaar.

De jaarbijdrage voor de effectieve leden die niet meer in actieve dienst zijn beloopt minimaal 50% en maximaal 75 % van de bijdrage opgelegd aan de leden in actieve dienst.

De aansluiting van een nieuwe lid gebeurt bij middel van een aansluitingsaanvraag gericht aan het bestuur. Het bestuur mag zich altijd het recht voorbehouden de aansluiting te weigeren op grond van een gemotiveerde beslissing. Die beslissing wordt bij aangetekend schrijven ter kennis gebracht aan de betrokkene.

Art. 7

Ieder (effectief of aangesloten) lid verbindt er zich toe de statuten van de vereniging en de beslissingen genomen door het bestuur na te leven. De leden zullen zich onthouden particuliere eisen te richten aan de overheid of acties te voeren die strijdig kunnen zijn met de beslissingen genomen door het bestuur of het imago en de belangen van het ambt kunnen schaden.

Raad van bestuur, het dagelijks bestuur en de commissarissen

Art. 8

De vereniging wordt geleid door een raad van bestuur waarvan de bestuursleden zijn verkozen door de effectieve leden. Aan de verkiezing kan enkel worden deelgenomen door de effectieve leden die hun bijdrage voor het lopende werkjaar hebben betaald.
Om kandidaat te zijn voor een mandaat als bestuurslid wordt vereist: voorafgaand aan het jaar waarin de verkiezingen worden georganiseerd minstens een vol kalenderjaar, voorafgaand aan de verkiezing, te zijn ingeschreven geweest op de ledenlijst van de vereniging.

De raad van bestuur wordt samengesteld uit maximaal 20 verkozen bestuursleden.
In de raad van bestuur zal, in de mate van mogelijke, een aantal vertegenwoordigers, die een griffierfunctie in actieve dienst bekleden, van de volgende rechtsmachten worden opgenomen:

• Hof van cassatie: 1
• Hof van beroep en Arbeidshof: 2
• Rechtbank van eerste aanleg: 3
• Arbeidsrechtbank: 2
• Rechtbank van koophandel: 2
• Politierechtbank: 2
• Vredegerecht: 2.

Zij worden aangewezen als vertegenwoordiger van hun rechtsmacht op basis van het aantal door hen behaalde stemmen op federaal vlak.

De resterende mandaten (6) worden toegewezen aan de kandidaten al of niet nog in actieve dienst, en ongeacht de rechtsmacht van aanhorigheid, op basis van de behaalde stemmen op federaal vlak.
In de raad van bestuur dient minimaal 40 % vertegenwoordigers van zowel de Franse als de Nederlandse taalrol te zijn opgenomen.

De raad van bestuur wijst onder de verkozen bestuursleden, bij geheime stemming, aan:
een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, en een penningmeester.

De voorzitter en ondervoorzitter dienen onderscheidene taalgroepen te vertegenwoordigen.

De raad van bestuur kan een verslaggever aanwijzen die geen deel uitmaakt van de raad van bestuur en niet stemgerechtigd is.

Art. 9

Twee commissarissen zullen belast worden met het nazicht van de boekhouding van de vereniging. Zij worden aangewezen door de algemene vergadering onder de leden van de vereniging. Hun opdracht is onverenigbaar met een mandaat binnen de raad van bestuur. Zij zullen verslag uitbrengen aan de algemene vergadering van hun vaststelling over het financieel beheer.

Art. 10

De raad van bestuur heeft de meest ruime bevoegdheid voor het beheer van de vereniging binnen de perken van en overeenkomstig de statuten. Al wat niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering is voorbehouden bij wet of door de statuten, behoort tot zijn bevoegdheid.

Dagelijks bestuur : de raad van bestuur wordt bijgestaan door het dagelijks bestuur bestaande uit vier leden: de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur zal de beslissingen van de raad van bestuur opvolgen en de continue werking van de vereniging verzekeren.

De raad van bestuur kan één of meerdere werkgroep(en) belasten met de studie, het onderzoek of de opvolging van wetsbepalingen of reglementeringen betreffende bijzondere aangelegenheden. Externen en niet-leden kunnen op basis van hun deskundigheid in de werkgroep worden opgenomen. De werkgroep brengt verslag uit aan de raad van bestuur over zijn werkzaamheden en bevindingen. In geen geval kan de werkgroep naar buiten treden, handelen of beslissen namens de vereniging.

Art. 11

De mandaten van de leden van de raad van bestuur duren drie jaar. De uittredende leden zijn herkiesbaar. Wanneer een lid van de raad van bestuur uit actieve dienst treedt kan hij/zij diens/haar lopende mandaat voleindigen. Bij overlijden of terugtrekking van een lid van de raad van bestuur komt de best gerangschikte kandidaat/kandidate uit de laatste verkiezing in aanmerking voor voleindiging van de nog lopende duurtijd van het vrijgekomen mandaat. Enkel effectieve leden kunnen kandidaat zijn voor een mandaat van de raad van bestuur.

Art.12

De functies van de leden van de raad van bestuur en van de commissarissen zijn niet bezoldigd.
Zij kunnen aanspraak maken op de vergoeding van hun verplaatsingskosten en kosten voortvloeiend uit de hen opgelegde opdracht(en). De verplaatsingskosten mogen het tarief geldend als kilometervergoeding van de staat niet overschrijden. Bijzondere kosten worden vooraf voor goedkeuring voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Art.13

De akten welke de vereniging verbinden, in uitvoering van een beslissing genomen door de raad
van bestuur, worden ondertekend door de voorzitter of de ondervoorzitter en de secretaris of de
penningmeester.

Zittingen van de raad van bestuur

Art.14

De raad van bestuur vergadert op data die hij heeft bepaald, of op initiatief van zijn voorzitter, of op verzoek van minstens drie bestuursleden en steeds met een nauwkeurige dagorde. In dat laatste geval zal de raad van bestuur worden bijeengeroepen ten laatste binnen de maand en in geval van hoogdringendheid binnen tien dagen.

De bestuursvergaderingen hebben plaats te Brussel.
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter of de ondervoorzitter. In geval beiden belet zijn kan de voorzitter een ander bestuurslid als waarnemend voorzitter aanwijzen.

De raad van bestuur zal geldig beraadslagen op voorwaarde dat minstens de helft van de bestuursleden aanwezig zijn. De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuursleden. Bij staking van stemmen, is de stem van de voorzitter of de waarnemende voorzitter doorslaggevend.

Na iedere vergadering wordt een proces-verbaal opgemaakt. Een afschrift van het proces-verbaal zal binnen de maand worden overgezonden aan alle leden van de raad van bestuur. Zij kunnen binnen de tien dagen na de toezending hun opmerkingen meedelen aan de voorzitter van de vereniging. Het proces-verbaal wordt zonodig aangevuld, en goedgekeurd, op de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur. De processen-verbaal van beraadslagingen van de raad van bestuur worden ondertekend door de voorzitter (de ondervoorzitter, of de waarnemende voorzitter) en de secretaris (of de penningmeester). De verslagen worden samengevoegd in een register en bewaard door de secretaris; zij zijn ter inzage van alle aangesloten leden.

Bevoegdheid van de leden van de raad van bestuur

Art. 15

De voorzitter handhaaft de orde tijdens de vergaderingen, hij leidt de besprekingen en roept de leden van de raad van bestuur op overeenkomstig de bepalingen van (artikel 13) van de statuten.

De voorzitter houdt doorlopend toezicht op de goede en accurate werking van de vereniging.

Wanneer de voorzitter afwezig of verhinderd is, worden zijn functies waargenomen door de ondervoorzitter of het daartoe aangewezen bestuurslid.

Hij ondertekent samen met de secretaris alle stukken en briefwisseling die van de vereniging uitgaan.

Art. 16

De secretaris is belast met de briefwisseling en met het opstellen van de processen-verbaal. Hij ondertekent alleen de eensluidende afschriften en is verantwoordelijk voor de archieven van de vereniging.

Op uitnodiging van de voorzitter, zorgt hij voor het opstellen en overzenden van alle berichten, uitnodigingen en mededelingen aan de leden. Hij verdeelt, in voorkomend geval, de formulieren voor de geheime stemming.

De uitnodigingen met de dagorde van de vergaderingen voor de raad van bestuur zullen hetzij over de post, per fax of per mail, minstens acht dagen voor de datum van de vergadering, aan de bestuursleden worden toegezonden. Bij hoogdringendheid kunnen de bestuursleden per telefoon, per fax of mail worden uitgenodigd, doch minstens vierentwintig uur voor de vastgestelde datum van de vergadering.

De voorzitter of de ondervoorzitter die de debatten leidt zal aan de bestuursleden het uiterst dringend karakter toelichten. Indien de dringendheid door de meerderheid van de aanwezigen niet wordt aangenomen, kan de raad van bestuur vaststellen dat hij niet geldig werd verenigd.

Art. 17

Ingeval de secretaris verhinderd is wordt hij van rechtswege vervangen door een bestuurslid daartoe aangewezen door de voorzitter van die vergadering.

Art. 18

De penningmeester boekt de ontvangsten, en verricht de uitgaven toegestaan door de raad van bestuur. Hij houdt de boekhouding van de vereniging. Hij maakt per éénendertig december van ieder jaar de algemene balans op en stelt een gedetailleerde inventaris op van alle voorwerpen die eigendom zijn van de vereniging. Hij stelt, in overleg met de voorzitter, een begroting op voor het komende werkjaar. Deze zal aan de goedkeuring van de raad van bestuur worden voorgelegd ten laatste in het vierde kwartaal van het voorafgaand kalenderjaar.
Hij houdt de doorlopend geactualiseerde ledenlijst bij.

De penningmeester, of bij zijn verhindering de persoon daartoe aangewezen, ondertekent met de voorzitter de stukken van de boekhouding inzake uitgaven en inkomsten van de vereniging.
Evenwel, wordt de penningmeester gemachtigd om cheques en overschrijvingen voor bedragen lager dan € 500 alleen te ondertekenen.

De raad van bestuur beslist over de plaatsing van de gelden.

Algemene vergadering

Art. 19

De algemene vergaderingen hebben plaats te Brussel. De datum wordt door de raad van bestuur bepaald in de loop van het eerste trimester van het kalenderjaar. De algemene vergadering kan ook worden bijeengeroepen ingeval één vijfde van de leden zulks vraagt.

De leden worden minstens drie weken vooraf opgeroepen. De oproeping bevat de agenda van de algemene vergadering. De individuele oproeping kan geschieden bij brief, per fax, per mail. Ook de publicatie in een tijdschrift van de vereniging (art.27) geldt als schriftelijke oproeping.

Een effectief lid kan zich laten vertegenwoordigen door een collega effectief lid aan wie daartoe een schriftelijke volmacht werd gegeven. Elk aanwezig effectief lid zal slechts één enkele volmachtgever mogen vertegenwoordigen.

De processen-verbaal van de algemene vergaderingen worden getekend door de voorzitter en de secretaris die de vergadering hebben bijgewoond. Zij worden samengevoegd in een register en bewaard op de maatschappelijke zetel. Ze kunnen worden geraadpleegd door alle leden die hierom verzoeken.

Art. 20

De beslissingen van de algemene vergadering worden genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Over elk voorstel betreffende personen wordt gestemd bij geheime stemming.

Stemgerechtigd zijn alle effectieve leden die voorkomen op de ledenlijst.

Ledenvergadering

Art. 21

Ledenvergaderingen kunnen met instemming van de raad van bestuur worden gehouden op een andere plaats dan de hoofdstad van het land. Het initiatief kan uitgaan van één of meerdere effectieve leden met het oog op de bespreking of behandeling van andere onderwerpen dan bestuursaangelegenheden. De initiatiefnemer(s) verzekeren de goede organisatie en de toegankelijkheid voor alle leden, en rapporteren aan het dagelijks bestuur over het verloop ervan.

Wijzigingen van de statuten. – Ontbinding

Art. 22

De algemene vergadering beschikt over de volstrekte macht om daden te stellen, of te laten bekrachtigen, die de vereniging aanbelangen. Zij heeft, tenzij anders bepaald wordt, het recht wijzigingen aan te brengen in de statuten, zonder de eigenlijke doestelling van de vereniging te kunnen wijzigen.

Art. 23

Een ontwerp tot wijziging van de statuten wordt vooraf met de uitnodiging ter kennis gebracht. Bij bekendmaking van de ontwerptekst op de site wordt de toezending ervan overbodig geacht. Elke wijziging aan de statuten moet gesteund worden door twee derden van de stemmen van een algemene vergadering, die speciaal daartoe werd opgeroepen. Zijn de 2/3 niet aanwezig zal er na 15 dagen een tweede vergadering worden opgeroepen.

Art. 24

De raad van bestuur in functie op het ogenblik van de ontbinding treedt op als vereffenaar, tenzij de algemene vergadering die de ontbinding heeft uitgesproken anders heeft beslist.

Toewijzing van het vermogen

Art. 25

De vereniging zal rechtsgeldig en overeenkomstig de formaliteit voorzien bij de wet, giften, legaten, subsidies, bijdragen en in het algemeen alle giften onder levenden of bij testament kunnen aannemen; onder dezelfde voorwaarden kan zij eveneens inkomsten gerealiseerd door andere organisaties ontvangen.

Ingeval de federatie wordt ontbonden zal aan het vermogen van de vereniging, na aanzuivering van het passief, een bestemming gegeven worden overeenkomstig beslissingen genomen door de algemene vergadering ten gunste van een vereniging met gelijkaardig doel of belangeloze doelstelling, en conform de wet.

BIJZONDERE BEPALINGEN

Interpretatie van de statuten

Art. 26

Het komt de raad van bestuur toe de statuten te interpreteren en daaromtrent te beslissen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. De raad van bestuur beslist autonoom en zonder
mogelijkheid op verhaal, in gevallen die niet in de statuten of bij wet zijn voorzien.

Gebruik van de talen

Art. 27

De statuten, de verslagen, de beslissingen van de raad van beheer en alle uitnodigingen worden opgesteld in de Nederlandse én de Franse taal.

Communicatie, publicatie en externe relaties.

Art. 28

De belangenvereniging behartigt de instandhouding en de ontplooiing van een eigen website met het oog op:

• de snelle informatie van en de communicatie met de leden,
• de bevordering van haar externe contacten en relaties,
• de werving van leden.

De beheerder van de website wordt door de raad van bestuur aangewezen, en zonodig vervangen.

De vereniging kan tevens een eigen tijdschrift uitgeven, of een ander medium aanwenden, ter algemene informatie van haar leden. De verantwoordelijke uitgever(s) worden door de raad van bestuur aangewezen en ontheven. De vereniging staat borg voor de financiële ondersteuning en het daaraan te besteden maximum bedrag wordt jaarlijks door de algemene vergadering bekrachtigd.

De vereniging behartigt de contacten en/of de samenwerking met nationale of internationale organisaties en instellingen die de ondersteuning van de belangen van het “ambt van griffier”, of “gelijkwaardig ambt” genegen zijn. De vereniging dient in voorkomend geval in te staan voor de daaraan verbonden lasten binnen de perken van de begrotingspost goedgekeurd door de algemene vergadering.

OVERGANGSBEPALINGEN

Art. 29

Een bestuursvergadering wordt georganiseerd binnen de maand na de goedkeuring van de wijziging der statuten door de algemene vergadering. Zij beoogt de samenstelling van een overgangsbestuur. Dat voorlopig bestuur zal voor een termijn van één jaar worden samengesteld in overleg met vertegenwoordigers van de voormalige deelfederaties van de C.E.N.E.G.E.R., zijnde:

• de Unie van de hoofdgriffiers der hoven en rechtbanken van het land,
• de Koninklijke federatie van de hoofdgriffiers van de vredegerechten en de politierechtbanken van het land,
• de Vereniging van de griffiers van hoven en rechtbanken van België;
• de Vereniging van de griffiers en de adjunct-griffiers van de vredegerechten en politierechtbanken van het rijk.

Alle lopende mandaten worden beschouwd als aflopend vanaf de dag na de goedkeuring van de gewijzigde statuten. De uittredende voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden belast met de uitvoering van de overgangsmodaliteiten.

De voorlopige raad van bestuur zal tot opdracht hebben de goede werking van de vereniging te ontwikkelen, en een huishoudelijk reglement uit te werken waarin onder meer de verkiezing van de leden van de raad van bestuur wordt geregeld. De bedoelde verkiezing dient te worden
georganiseerd voor het verstrijken van het eerste werkingsjaar.

De statuten van de nationale confederatie C.E.N.E.G.E.R. treden buiten werking de dag na de goedkeuring van de onderhavige wijziging der statuten door de algemene vergadering.
De voormalige deelfederaties van de C.E.N.E.G.E.R. worden op datzelfde ogenblik statutair als ontbonden of niet gebonden beschouwd.