Statuts

DISPOSITIONS GENERALES

Nature, dénomination et objet

Art. 1

La fédération porte la dénomination « Fédération Nationale des greffiers près les Cours et Tribunaux » en abrégé « C.E.N.E.G.E.R.« .

Art. 2

L’association est active au niveau fédéral. Son objectif est de développer la solidarité entre ses membres, de donner fournir des informations, d’intervenir en tant que porte-parole, de soumettre des désiderata et suggestions aux instances et institutions publiques concernant les aspects de contenu et fonctionnels propres à la fonction du greffier.

Art. 3

Les objectifs de l’association sont aussi bien de nature morale que matérielle. Elle préconise un esprit de pluralisme et d’impartialité politique, et s’abstiendra de poursuivre des objectifs linguistiques ou philosophiques.

Siège social

Art. 4

Le siège social est établi au Palais de justice, place Poelaert 1 à 1000 Bruxelles, dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. C’est l’assemblée générale qui décide de la modification de l’établissement.

Art. 5

La durée d’existence de l’association est illimitée
L’année sociale débute le premier janvier.

Membres

Art. 6

L’association est accessible aux « membres effectifs » et aux « membres affiliés« .

Peuvent se joindre comme membre effectif chaque membre du greffe ressortissant sous la dénomination de fonction générique de « greffier » (greffier adjoint, greffier, greffier chef de service, greffier en chef) et qui a été nommé à cette fonction par le Roi, ou qui observe une des fonctions visées ou a qui a été alloué le titre honorifique d’une des fonctions visées.

Peuvent se joindre comme membre affilié à l’association tout autre membre du personnel du greffe ou tout employé des services de soutien de l’organisation judiciaire.

L’affiliation débute après la réception du paiement de la cotisation fixée pour l’année de travail en cours.

La cotisation annuelle est la même pour tous les membres effectifs et affiliés en service actif. Elle est fixée par l’administration au plus tard trois mois avant le début de l’année calendrier en question, et perçue par le trésorier. Le paiement de la cotisation annuelle doit être versé sur le compte de l’association avant le 31 mars de l’année de travail en cours.

La cotisation annuelle pour les membres effectifs qui ne sont plus en service actif s’élève au minimum 50 % et au maximum 75 % de la cotisation imposée aux membres en service actif.

L’affiliation d’un nouveau membre se fait par une demande d’affiliation adressée à l’administration. L’administration peut se réserver à tout moment le droit de refuser une affiliation sur base d’une décision motivée. Cette décision est portée à la connaissance de l’intéressé par lettre recommandée.

Art. 7

Chaque membre (effectif ou affilié) s’engage à respecter les statuts de l’association et les décisions prises par l’administration. Les membres s’abstiendront d’adresser des exigences particulières aux instances ou de faire des actions qui peuvent être contraires aux décisions prises par l’administration ou qui peuvent nuire à l’image et aux intérêts de la fonction.

Conseil d’administration, gestion journalière, et commissaires

Art. 8

L’association est gérée par un conseil d’administration dont les administrateurs sont élus par les membres effectifs. Seuls les membres effectifs qui ont payé leur cotisation pour l’année de travail en cours peuvent participer à l’élection.
Pour être candidat pour un mandat en tant qu’administrateur il est exigé :
- préalablement à l’année dans laquelle les élections sont organisées, d’avoir été inscrit au moins une année calendrier complète, préalablement à l’élection, sur la liste des membres de l’association.

Le conseil d’administration est composé de maximalement 20 administrateurs élus.
Dans le conseil d’administration, et dans la mesure du possible, un nombre de représentants, qui occupent une fonction de greffier en service actif, des juridictions suivantes doit être repris:

• Cour de cassation: 1
• Cour d’Appel et Cour du Travail: 2
• Tribunal de Première Instance : 3
• Tribunal du Travail : 2
• Tribunal de Commerce : 2
• Tribunal de Police : 2
• Justice de Paix : 2.

Ils sont désignés en tant que représentant de leur juridiction sur base des votes obtenus par eux au niveau fédéral.

Les mandats restant (6) sont attribués à des candidats en service actif ou pas, et peu importe la juridiction à laquelle ils appartiennent, sur base du nombre de voix obtenues au niveau fédéral.
Au conseil d’administration un minimum de 40 % de représentants aussi bien du rôle linguistique francophone que néerlandophone doivent être repris.

Le conseil d’administration désigne entre les administrateurs élus, par vote secret :
un président, un vice-président, un secrétaire, et un trésorier.

Les président et vice-président doivent représenter les différents groupes linguistiques.

Le conseil d’administration peut désigner un rapporteur qui ne fait pas partie du conseil d’administration et qui n’a pas le droit de vote.

Art. 9

Deux commissaires seront chargés du contrôle de la comptabilité de l’association. Ils sont désignés par l’assemblée générale entre les membres de l’association. Leur mission n’est pas conciliable avec un mandat au sein du conseil d’administration. Ils feront rapport à l’assemblée générale de leurs constatations concernant la gestion financière

Art. 10

Le conseil d’administration a la plus large compétence pour la gestion de l’association dans les limites de et conformément aux statuts. Tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’assemblée générale par la loi ou par les statuts, ressort de sa compétence.

Le conseil d’administration est assisté par la gestion journalière composée de quatre membres : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La gestion journalière suivra les décisions du conseil d’administration et assurera la continuité de la gestion de l’association.

Le conseil d’administration peut charger un ou plusieurs groupes de travail de l’étude, l’examen ou du suivi des dispositions légales ou réglementations concernant des affaires particulières. Des personnes externes et non-membres peuvent être reprises dans le groupe de travail sur base de leurs compétences. Le groupe de travail rapporte de ses travaux et constatations au conseil d’administration. En aucun cas le groupe de travail ne peut aller au delà, c.-à.-d. agir ou décider au nom de l’association.

Art. 11

Les mandats des membres du conseil d’administration durent trois ans. Les membres sortants sont rééligibles. Lorsqu’un membre du conseil d’administration sort du service actif il/elle peut terminer son mandat en cours. En cas de décès ou de retrait d’un membre du conseil
d’administration le(la) candidat(e) le(la) mieux classé(e) entre en ligne de compte pour finir la durée encore à faire du mandat qui s’est libéré. Seuls des membres effectifs peuvent être candidat pour un mandat du conseil d’administration.

Art.12

Les fonctions des membres du conseil d’administration et des commissaires ne sont pas rémunérées.
Ils peuvent prétendre à une indemnisation de leurs frais de déplacement et des frais résultant des missions qui leur sont imparties. Les frais de déplacement ne peuvent pas dépasser le tarif des transports publics d’indemnisation kilométrique de l’état. Des frais spéciaux sont soumis au préalable pour approbation à la gestion journalière.

Art.13

Les actes qui engagent l’association, en exécution d’une décision prise par le conseil d’administration, sont signés par le président ou le vice-président et le secrétaire ou le trésorier.

Réunions du conseil d’administration

Art.14

Le conseil d’administration se réunit aux dates qu’il a fixées, ou à l’initiative de son président, ou à la demande d’au moins trois administrateurs et toujours avec un ordre du jour précis. En ce dernier cas, le conseil d’administration sera convoqué au plus tard dans le mois et en cas d’urgence dans les dix jours.

Les conseils d’administration ont lieu à Bruxelles.
Les réunions sont présidées par le président ou le vice-président. Si les deux sont empêchés le président peut désigner un autre administrateur comme président suppléant.

Le conseil d’administration délibérera valablement à condition qu’au moins la moitié des administrateurs soit présente. Les décisions sont prises par majorité simple des voix des administrateurs présents. En cas d’égalité des voix, la voix du président ou du président suppléant est prépondérante.

Après chaque réunion un procès-verbal est rédigé. Une copie du procès-verbal sera envoyée dans le mois à tous les membres du conseil d’administration. Ils peuvent indiquer (communiquer ?) dans les dix jours après l’envoi leurs observations au président de l’association. Si nécessaire, le procès-verbal est complété et approuvé à la première réunion suivante du conseil d’administration. Les procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration sont signés par le président (le vice-président, ou le président suppléant) et le secrétaire (ou le trésorier). Les rapports sont rassemblés dans un registre et conservés par le secrétaire; tous les membres affiliés peuvent les consulter.

Compétence des membres du conseil d’administration

Art. 15

Le président maintient l’ordre lors des réunions, il mène les discussions et convoque les membres du conseil d’administration conformément aux dispositions (article 13) des statuts.

Le président surveille continuellement le bon fonctionnement et le fonctionnement adéquat de l’association.

Si le président est absent ou empêché, ses fonctions sont assurées par le(s) vice-président(s) ou l’administrateur désigné à cet effet.

Il signe avec le secrétaire toutes les pièces et correspondances émanant de l’association.

Art. 16

Le secrétaire est chargé de la correspondance et de la rédaction des procès-verbaux. Il signe seul les copies conformes et est responsable des archives de l’association.

Sur invitation du président, il assure la rédaction et l’envoi de tous les messages, invitations et informations aux membres. Le cas échéant, il distribue les formulaires pour le vote secret.

Les invitations avec l’ordre du jour des assemblées pour le conseil d’administration seront envoyées aux administrateurs par la poste, par fax ou par courriel, au moins huit jours avant la date de l’assemblée. En cas d’urgence, les administrateurs peuvent être invités par téléphone, par fax ou courriel, mais au moins vingt-quatre heures avant la date fixée de la réunion.

Le président ou le vice-président qui mène les débats expliquera aux administrateurs le caractère
d’extrême urgence. Si l’urgence n’est pas acceptée par la majorité des présents, le conseil d’administration peut constater qu’il n’a pas été valablement réuni.

Art. 17

Si le secrétaire est empêché il est remplacé de plein droit par un administrateur désigné à cet effet par le président de cette assemblée.

Art. 18

Le trésorier enregistre les recettes, et effectue les dépenses autorisées par le conseil d’administration. Il tient la comptabilité de l’association. Au trente-et-un décembre de chaque année il établit le bilan général et rédige un inventaire détaillé de tous les objets propriété de l’association. En concertation avec le président, il établit une évaluation pour l’année de travail à venir. Celle-ci sera soumise à l’approbation du conseil d’administration au plus tard dans le quatrième trimestre de l’année calendrier précédant.
Il tient une liste des membres continuellement actualisée.

Le trésorier, ou en cas d’empêchement de celui-ci la personne désignée à cet effet, signe avec le président les pièces comptables pour les dépenses et les revenus de l’association.
Néanmoins, le trésorier est autorisé à signer seul des chèques et virements pour des montants inférieurs à 500 €.

Le conseil d’administration décide du placement des fonds.

Assemblée générale

Art. 19

Les assemblées générales ont lieu à Bruxelles. La date est fixée par le conseil d’administration dans le courant du premier trimestre de l’année calendrier.

Les membres sont convoqués par écrit au moins trois semaines avant. La convocation contient l’agenda de l’assemblée générale. La convocation individuelle peut se faire par lettre, par fax, par courriel. La publication dans un magazine de l’association (art.27) vaut convocation écrite.

Un membre effectif peut se faire représenter par un collègue membre effectif à qui procuration écrite a été donnée à cet effet. Chaque membre effectif présent ne pourra représenter qu’un seul mandant.

Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par le président et le secrétaire qui ont assisté à l’assemblée. Ils sont joints dans un registre et gardés au siège social. Ils peuvent être consultés par tous les membres qui le demandent.

Art. 20

Les décisions de l’assemblée générale sont prises par simple majorité des voix. Sur chaque proposition concernant des personnes, on vote. Le vote est secret.

Ont droit au vote tous les membres effectifs qui apparaissent sur la liste des membres. Tous les membres effectifs qui apparaissent sur la liste des membres ont droit de vote.

Réunion des membres

Art. 21

Des réunions des membres peuvent être tenues avec l’accord du conseil d’administration dans une autre localité que la capitale du pays. L’initiative peut être prise par un ou plusieurs membres effectifs en vue de la discussion ou du traitement d’autres objets que des affaires d’administration. Le(s) preneur(s) d’initiative assure(nt) la bonne organisation et l’accessibilité pour tous les membres, et rapportent à la gestion journalière de son déroulement.

Modification des statuts. – Dissolution

Art. 22

L’assemblée générale dispose du pouvoir absolu pour poser ou faire ratifier des actes concernant intéressant l’association. Sauf indication contraire, elle a le droit d’apporter des modifications aux statuts, sans pouvoir modifier l’objet effectif de l’association.

Art. 23

Un projet de texte en modification des statuts est communiqué au préalable avec la convocation. Lors de la publication du projet de texte sur le site son envoi devient superflu
Chaque modification des statuts doit être soutenue par deux tiers des voix d’une assemblée générale, qui a été spécialement convoquée à cet effet. Si les 2/3 ne sont pas présents une deuxième réunion sera convoquée après 15 jours.

Art. 24

Le conseil d’administration en fonction au moment de la dissolution agit comme liquidateur, sauf si l’assemblée générale qui a prononcé la dissolution en décide autrement.

Attribution du patrimoine

Art. 25

L’association pourra recevoir valablement et conformément à la formalité prévue par la loi des donations, legs, subsides, contributions et en général toutes les donations entre vifs ou par testament; dans les mêmes conditions elle peut également recevoir des revenus réalisés par d’autres organisations.

Si la fédération est dissoute, il sera donné au patrimoine de l’association, après apurement du passif, une destination conformément aux décisions prises par l’assemblée générale en faveur d’une association avec un objet semblable ou une institution désintéressée, et conformément à la loi.

DISPOSITIONS PARTICULIERES

Interprétation des statuts

Art. 26

Il appartient au conseil d’administration d’interpréter les statuts et de décider à leur propos par simple majorité des voix. Le conseil d’administration décide de manière autonome et sans possibilité de recours, dans les cas qui ne sont pas prévus dans les statuts ou par la loi.

Emploi des langues

Art. 27

Les statuts, les rapports, les décisions du conseil d’administration et toutes les invitations seront rédigées en langues néerlandaise et Française.

La communication, les publications, et les relations externes.

Art. 28

L’association prend soin du maintien et du développement d’un site propre en vue de:

• l’information rapide de et de la communication avec les membres,
• la promotion des contacts et relations externes,
• le recrutement de membres.

Le gestionnaire du site est désigné et si nécessaire, remplacé par le conseil d’administration.

L’association peut également publier un magazine propre, ou utiliser un autre médium, pour l’information générale de ses membres. Le(s) éditeur(s) responsable(s) est(sont désigné(s) et destitué(s) par le conseil d’administration. L’association se porte garant pour le soutien financier et le montant maximal qui y sera consacré est ratifié chaque année par l’assemblée générale.

L’association favorise les contacts et/ou la collaboration avec les organisations et institutions nationales ou internationales qui sont favorables au soutien des intérêts de la « fonction de greffier » ou une « fonction semblable ». Le cas échéant, l’association doit assumer les charges qui y sont liées dans les limites du poste du budget approuvé par l’assemblée générale.

DISPOSITIONS DE TRANSITION

Art. 29

Un conseil d’administration est organisé dans le mois suivant la modification des statuts par l’assemblée générale. Il vise la composition de l’administration de transition. Le conseil d’administration provisoire sera composé pour une durée d’un an en concertation avec les représentants des fédérations précédentes du CENEGER, soit:

• l’Union des greffiers en chef des cours et tribunaux du pays,
• la fédération Royale des greffiers en chef des Justices de Paix et des Tribunaux de Police du pays,
• l’Association des greffiers des cours et tribunaux de la Belgique;
• l’Association des greffiers et greffiers adjoints des Justices de Paix et des Tribunaux de Police du Royaume.

Tous les mandats en cours sont terminés à partir du jour après l’approbation des statuts modifiés. Le président sortant, le secrétaire et le trésorier sont chargés de l’exécution des modalités de transition.

Le conseil d’administration provisoire aura pour mission de développer le bon fonctionnement de l’association, et de rédiger un règlement d’ordre intérieur dans lequel est réglée entre autres l’élection des membres du conseil d’administration. L’élection visée doit être organisée avant la fin de la première année de travail.

Les statuts de la confédération nationale CENEGER cessent leur effet au jour de l’approbation de la présente modification des statuts par l’assemblée générale.
Les anciennes fédérations du CENEGER sont considérées au même moment comme dissoutes ou non liées.